2018-05-19

Integritetspolicy GDPR - United Profile Networks AB

Din personliga integritet är viktig för oss och vi arbetar på olika sätt för att skydda och respektera den. Inte minst genom att följa dataskyddsförordningen (GDPR). Bland annat genom att inte använda dina personuppgifter till mer än det nödvändiga, men även genom att arbeta seriöst med säkerhet och dokumentation.


Allmänt

Denna policy beskriver hur United Profile Networks AB (org. nr 556811-7054) hanterar dina personuppgifter. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) så att du kan känna dig trygg när du lämnar dina företags- och personuppgifter till oss.

Personuppgiftsansvarig

United Profile Networks AB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. United Profile Networks AB ansvarar för samtliga uppgifter som du lämnar i kontakt med oss vilket kan vara på hemsidan, via telefon, e post, chat eller direkt på någon av våra mässor eller annat sätt.
Personuppgifter är information som enskilt eller i kombination med andra uppgifter kan användas för att identifiera dig som användare som en fysisk nu levande person. Det kan t.ex. vara ditt namn, din e-postadress eller ditt telefonnummer.

Insamling av information

För att du ska kunna köpa våra tjänster, testa/använda våra hemsidelösningar eller kontakta oss för service, support eller information måste vi samla in och behandla vissa personuppgifter.
Vi samlar in information från dig när du beställer tjänster via vår webbplats, kontaktar oss via kontaktformulär, anmäler dig för ett demokonto. Den insamlade informationen vid beställning av tjänster inkluderar ditt namn, din alternativt företagets e-postadress, ditt eller företagets telefonnummer, företagets organisationsnummer samt adressuppgifter till företaget.

Användning av information

Vårt främsta syfte för att behandla dina personuppgifter är för att vi ska kunna fullfölja åtaganden mot dig som användare/kund men vi samlar även in uppgifter om dig som ännu inte är kund men som kontaktas av oss. Som personuppgiftsansvarig har UP ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att GDPR följs. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter såtillvida det inte finns specifikt samtycke för att hantera dessa.United Profile Networks AB behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen i syfte att:

  • Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, som genomförande av köp, avtal, fakturering och tillhandahållande av support.
  • Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor kring tjänster samt rätta felaktiga uppgifter.
  • Lämna driftinformation samt information per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende United Profiles och utvalda samarbetspartners tjänster.
  • Förbättra vårt kunderbjudande, till exempel utveckling av tjänster och funktioner.
  • Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

Laglig grund för insamlande av data

Syfte 1: För att administrera, utveckla och leverera våra tjänster samt tillhandahålla support.
Rättslig grund: Fullföljande av avtal om köp (försäljningsvillkor) och fullföljande av avtal.
Vilka personuppgifter lagras: Namn på kontaktperson, företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer samt e-post.
Lagringstid: Ett år efter att du senast varit aktiv hos United Profile Networks AB, till exempel genom att använda våra tjänster eller kontakta vår kundtjänst.

Syfte 2: För att försäkra oss om att gällande svensk lagstiftning efterlevs, exempelvis bokföringslagen.
Rättslig grund: Förpliktelse enligt gällande lag.
Vilka personuppgifter lagras för detta ändamål: Namn på kontaktperson, företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer samt e-post.
Lagringstid: Så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt tillämplig lag.

Syfte 3: Driftinformation samt kommunikation kring United Profiles och våra samarbetspartners tjänster genom post, e-post, telefon och SMS/MMS.
Rättslig grund: Intresseavvägning.
Vilka personuppgifter lagras för detta ändamål: Namn på kontaktperson, företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer samt e-post.
Lagringstid: Ett år efter att du senast varit aktiv hos United Profile Networks AB, till exempel genom att använda våra tjänster eller kontakta vår kundtjänst.

Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. United Profile Networks AB kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa svensk lagstiftning eller i förekommande fall för att bevaka rättsliga intressen.

Utlämnande till tredje part

Vi säljer, handlar, eller på annat sätt överför, inte personligt identifierbar information till utomstående parter. Som utomstående part räknas inte betrodd tredjepart som hjälper oss att driva vår webbplats (hostingleverantör) eller vårt företag (revisor & bokföringsbyrå) samt officiella samarbetspartners som exempelvis betalningsleverantörer, samt affärssystem när det så behövs för att fullgöra ett beställt åtagande.
Vi anser att det är nödvändigt att dela information i syfte att undersöka, förhindra eller vidta åtgärder mot illegala aktiviteter, misstänkt bedrägeri, situationer som medför en potentiell risk för en persons fysiska säkerhet, brott mot våra användarvillkor eller andra tillfällen då lagen kräver så.

Säkerhet & Informationsskydd

Vi vidtar en rad olika säkerhetsåtgärder för att skydda dina personliga uppgifter. Vi använder oss av krypteringsmetoder för att skydda känsliga uppgifter som överförs över internet. Endast medarbetare som ska uträtta ett specifikt jobb (t.ex. fakturering eller kundservice), får tillgång till personligt identifierbar information. De datorer/servrar som används för att lagra personligt identifierbar information finns i därför avsedd samt säker miljö i Sverige.
Personuppgifter som skickas in till United Profile Networks AB utan att det efterfrågats kommer inte att sparas, undantaget gäller spontana ansökningar samt support- eller avtalsärenden.

United Profile Networks AB som personuppgiftsbiträde

United Profile Networks AB agerar som personuppgiftsbiträde för dig som användare till någon av våra molnbaserade tjänster. Ett förslag till personuppgiftsbiträdesavtal finns på vår hemsida och det kan du välja att gå vidare med eller skriva ett eget. United Profile Networks AB agerar i enlighet med instruktion som bifogats personuppgiftsbiträdesavtalet.

Underbiträden till United Profile Networks AB

United Profile Networks AB använder underbiträden till några av våra tjänster och molnlösningar. Vi förbinder oss att ha personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga underbiträden samt att dessa underbiträden förutom att följa GDPR även följer våra krav på integritet, tillgänglighet och säkerhet tillämpliga i United Profile Networks AB interna informationssäkerhetspolicy.

Hur används cookies

Våra cookies förbättrar tillgången till vår webbplats och identifierar återkommande besökare. Vår användning av cookies kopplas över huvud taget inte till personligt identifierbar information på vår webbplats. Cookies är små textfiler som placeras på datorn av webbservern. Cookies fungerar som ett ID och gör att hemsidan fungerar på bästa möjliga sätt.
United Profile Networks AB använder cookies för att förbättra upplevelsen på hemsidan på följande sätt:

  • Ser till att du bara behöver logga in en gång och inte för varje sida som du besöker
  • Kontrollerar hur webbplatsen används genom att kolla på trafikmönster. Vi kan därigenom utforma sidan för att ge dig som användare bästa upplevelse
  • Sparar ner det som du handlar i en varukorg
  • Anpassar våra tjänster så att du bara får reklam som är relevant för dig
  • Samlar in och analyserar beteendedata baserat på användning av webbplats och tjänster i syfte att förbättra användarupplevelsen och även möjliggöra individanpassad kommunikation och budskap till användaren
Om du inte vill ta emot cookies kan du i din webbläsare ändra inställningar för cookies, och du kan även spärra cookies. Observera att om du spärrar cookies kommer du inte kunna använda alla funktioner på Unitedprofiles hemsida.

Avsluta prenumeration

Vi använder den e-postadress du förser oss med för att skicka information och uppdateringar som angår din beställning eller tjänst, enstaka nyhetsbrev, relaterad produktinformation etc. Om du inte längre vill ta emot sådana meddelanden hittar du information om hur du avslutar prenumerationen i slutet av varje e-postmeddelande.

Ändring av integritetspolicy

United Profile Networks AB äger rätt att vid behov ändra och komplettera integritetspolicyn. Uppdateringar och förändringar i denna personuppgiftspolicy publiceras på denna sida.

Kontaktinformation

Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag.
United Profile Networks AB
Hotellbacken 3, 793 30 Leksand
info@unitedprofile.se

Dina rättigheter

Som registrerad hos United Profile Networks AB har du följande rättigheter:

  • Du har rätt att få information om vilka personuppgiftsbehandlingar som görs hos oss. Vi har samlat dessa i tabellen Personuppgiftsbehandlingar. I tabellen syns bland annat ändamål, rättslig grund och lagringstid.
  • Du har rätt att en gång per år begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgiftsbehandlingar vi har om just dig.
  • Du har rätt att begära rättning om vi har felaktigheter registrerade om dig.
  • Du har rätt att bli raderad under dessa förutsättningar:
    • Uppgifterna behövs inte längre för det ändamål de samlades in.
    • Om uppgifterna sparas med ditt samtycke och du återkallar samtycket.
    • Om behandlingen grundar sig på en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
    • Om personuppgifterna har behandlats olagligt.
    • Om du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.
  • Rätten att bli raderad gäller inte om vi är skyldiga enligt lag (t ex bokföringslagen) att behålla uppgifterna.
  • Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina personuppgifter flyttade) under förutsättning att den rättsliga grunden är samtycke eller avtal och det du kan få ut är personuppgifter som rör dig, som du själv tillhandahållit eller som genererats av dina handlingar/aktiviteter.
  • Du har rätt att begära en begränsning i behandlingen, men inte få begäran uppfylld om det är ett krav att behandlingen sker för att varan/tjänsten ska fungera.
  • Du har rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling och Unitedprofile kommer då att upphöra med behandlingen under tiden frågan utreds.
  • Du har rätt att framföra klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten över behandlingar som utförs av oss.

När du loggar in på Mitt konto kan du se vilka uppgifter vi har om dig och även ändra uppgifterna.
Om du vill åberopa någon av dina rättigheter så kontaktar du vår kundservice via telefon via e-post info@unitedprofile.se

Personuppgiftsbehandlingar

Personuppgiftsbehandling Syftet med behandlingen Kategorier av personuppgifter Kategorier av registrerade Rättslig grund Lagringstid
Köp av produkt eller tjänst via någon av våra kanaler Leverera varan/tjänsten Kontakt, adress och faktureringsuppgifter Kunder Avtal Avtalstiden + 1 år
Test av produkt/tjänst (demo) Uppföljning av test av produkt Kontaktuppgifter Potentiella kunder Intresseavvägning 60 dagar
Besök på hemsidan Analys och uppföljning Cookie, IP-adress Hemsidebesökare Intresseavvägning
Anmälan till gratistjänster, t.ex. seminarier, webinarier, nyhetsbrev Leverera varan/tjänsten Kontaktuppgifter Kunder, Potentiella kunder Avtal Avtalstiden + 1 år
Direktmarknadsföring Erbjuda varor/tjänster Kontaktuppgifter Kunder Intresseavvägning 3 år efter avtalet upphört
Arbetssökande Utvärdera och välja rätt person att rekrytera Kontaktuppgifter Arbetssökande Intresseavvägning + Samtycke Under rekryteringsprocessen + ytterligare 6 månader om du ger ditt samtycke
Leverantörsreskontra Köpa vara/tjänst Faktureringsuppgifter Leverantörer Avtal, Rättslig förpliktelse 7 år
Leverantörsregister Kontakta leverantör vid köp/support Kontaktuppgifter Leverantörer Avtal + intresseavvägning Avtalstiden + 3 år
Kundärenden/Support Loggning i ärendehanteringssystem Kund och kontaktuppgifter Kunder Avtal Avtalstiden + 3 år
Kontakt via telefon, chat Underlag samt fullgörande för återkontakt, avtal Kontaktuppgifter, ljudinspelningar Alla kategorier Intresseavvägning 2 år
Kontakt via mail, sociala media Underlag samt fullgörande för återkontakt, avtal Kontakuppgifter Alla kategorier Avtal + Intresseavvägning 5 år
Lagring av data i molnet För personuppgiftsansvariges räkning lagra data Alla kategorier av personuppgifter Kunder Avtal Under avtalstiden + 30 dagar
Backup av lagrad data i molnet/lokalt Säkerställa tillgång till data i händelse av avsiktlig eller oavsiktlig förlust Alla kategorier av personuppgifter Kunder Intresseavvägning 13 mån efter avtalets slut
Anmälan för ett UP Konto Skapa ett UP Konto för att ge tillgång till tjänster som kräver UP Konto e-postadress, inloggningsuppgifter, kontaktuppgifter Kunder Avtal Under avtalstiden + 1 år
Adressuttag för direktreklam Marknadsföring Adressuppgifter Potentiella kunder Intresseavvägning 30 dagar
Anmälan för nyhetsbrev Kundblad, Kortnytt e-postadress Kunder Avtal, Samtycke Under avtalstid + 30 dagar
Överföring av kundfiler Support Uppgifter som ingår i programmen Kunder Avtal Under tid supportärendet är öppet + 7 dagar, max 12 mån
Fjärrstyrning av kunddator Support Uppgifter som ingår i programmen Kunder Avtal Ingen